Бесплатный комплект · Для команд по недвижимости и ипотеке · Торонто и GTA

Комплект защиты от мошенничества с переводами в день закрытия сделки А потом реквизиты перевода изменились.

Одно поддельное письмо с «обновлёнными» реквизитами перевода может отправить первоначальный взнос клиента мошеннику - и вернуть эти деньги почти никогда не удаётся. Этот комплект даёт вам точную привычку проверки, тревожные признаки в письмах, памятку, которую можно вручить клиентам, и спокойный план действий на первый час, если деньги уже ушли. Никаких барьеров с регистрацией ради ценности - прочитайте, скопируйте и внедрите уже сегодня.

Точный регламент (SOP) проверки по независимому каналу, которому ваша команда следует перед любым движением средств - написан так, что администратор сможет применить его с первого дня
Чек-лист тревожных признаков в письмах в день закрытия сделки, который агенты могут держать на столе
Клиентская памятка «как мы защищаем ваши средства», которую вы можете брендировать и отправлять
Ясный план действий на первый час без паники, если средства уже отправлены - кому звонить, в каком порядке, прямо сейчас

Пришлите мне редактируемый комплект по электронной почте

Бесплатно - без обязательной регистрации. Нужны редактируемые шаблоны или помощь с внедрением? Просто спросите.

Почему день закрытия сделки - это мишень

Это компрометация деловой переписки (BEC), и сделка по недвижимости или ипотеке - идеальная почва для неё: крупные суммы, жёсткая дата закрытия и десяток сторон - агент, покупатель, юрист, ипотечный брокер, кредитор - все переписываются друг с другом. Антивирус никогда не срабатывает, потому что вредоносного ПО нет. Это просто правдоподобное письмо в самый неподходящий момент. Точное понимание того, как это разворачивается, - первая линия защиты.

За недели до закрытия злоумышленник тихо получает доступ к одному почтовому ящику в цепочке - часто через один повторно использованный пароль или убедительную страницу входа. Он пока не действует; он читает.

Он молча изучает переписку: имена, дату закрытия, тон, лексику доверительного счёта. Он учится звучать в точности как ваш юрист, ваш клиент или вы сами.

Прямо перед движением средств приходит безупречное письмо с «обновлёнными» банковскими реквизитами и припиской об изменении в последнюю минуту. Оно совпадает со всем, что клиент видел раньше, поэтому никто его не оспаривает.

Деньги переводятся и снимаются в течение нескольких часов. К тому времени, как кто-то звонит подтвердить, их уже нет - а клиент смотрит на вас. Единственная надёжная защита - это привычка проверять, а не инструмент.

Одно правило, которое стоит запомнить: банковские и платёжные реквизиты по сути никогда не меняются посреди сделки. Относитесь к любым «обновлённым» инструкциям как к подозрительным, пока не подтвердите их голосом по номеру, которому вы уже доверяете.

Регламент проверки по независимому каналу (скопируйте это)

«По независимому каналу» означает просто: подтверждайте платёжные инструкции через канал, отличный от того, по которому они пришли. Если реквизиты перевода пришли по электронной почте, вы проверяете по телефону - используя номер, который у вас уже был, а не тот, что указан в письме. Это единственная привычка, которая побеждает почти любое мошенничество с переводами в день закрытия сделки. Распечатайте, приклейте у стола и сделайте это обязательным перед любым движением средств.

Шаг 1 - Триггер: всякий раз, когда приходят или меняются инструкции по переводу, реквизиты доверительного счёта или адрес назначения депозита, регламент запускается. Без исключений, даже если всё «выглядит нормально» и сделка на грани.

Шаг 2 - Используйте известный номер, никогда не из письма: звоните в офис юриста или брокерской компании по номеру из вашего досье, вашего списка контактов или официального сайта фирмы - никогда по номеру или адресу для ответа из нового письма. Злоумышленники вставляют собственный номер «позвоните для подтверждения» прямо в сообщение.

Шаг 3 - Зачитывайте реквизиты вслух, не спрашивайте «да/нет»: зачитайте вслух имя владельца счёта, номер учреждения, транзитный номер и номер счёта и попросите подтвердить каждый. Не спрашивайте «эти реквизиты верны?» - занятой человек скажет «да». Заставьте их зачитать свои реквизиты вам в ответ.

Шаг 4 - Проверяйте изменения лично, где это возможно: при первом переводе или любом изменении инструкций подтверждайте голосом с тем, кого вы можете опознать. Будьте особенно осторожны с срочностью, секретностью или «новым ассистентом / новым контактом», с которым вы никогда не имели дела.

Шаг 5 - Независимо подтверждайте и реквизиты получения у клиента: мошенники также перенаправляют выручку продавца или возврат. Проверяйте банковские реквизиты клиента тем же способом, напрямую с клиентом, по номеру, который он дал вам лично или ранее в досье.

Шаг 6 - Зафиксируйте это: отметьте, кто проверил, по какому номеру звонили, время и что реквизиты были подтверждены. Одна строка в досье. Это защищает клиента и защищает вас.

Заметка об инструментах: сценарии и напоминания живут там, где ваша команда уже работает - выводите этот регламент в чек-листах закрытия в Lone Wolf, Dotloop или Broker Bay и закрепляйте его в папке транзакции сделки, чтобы он путешествовал с каждым досье.

Тревожные признаки в письмах в день закрытия сделки (настольный чек-лист)

Вручите это каждому агенту и администратору, кто причастен к закрытию сделки. Ни один из этих признаков сам по себе не доказывает мошенничество - но любой из них означает: остановитесь и запустите регламент проверки, прежде чем деньги двинутся. Читайте письмо как скептик, а не как человек, спешащий разобрать почту до обеда.

«Обновлённые» или «исправленные» реквизиты перевода или доверительного счёта, приходящие незадолго до закрытия, - классическая подмена.

Адрес для ответа или «позвоните по этому номеру для подтверждения», отличающийся от обычного адреса контакта или вашего номера в досье.

Едва заметные домены-двойники: подменённая буква, .ca вместо .com, «firmname-law.com» вместо настоящего. Наведите курсор на отправителя, прежде чем ему доверять.

Давление и секретность: «переведите сегодня», «пока не говорите другой стороне», «я на подписании, просто разберитесь». Срочность - любимый инструмент мошенника.

Ответ, который идеально цитирует реальную переписку, но платёжная деталь новая, - злоумышленник читал всё это время.

Первое в истории платёжное поручение или «новый ассистент / новый бухгалтер», с которым вы никогда не имели дела, присылающий банковские реквизиты.

Слегка не тот тон, грамматика или подпись от того, с кем вы переписываетесь постоянно, - доверьтесь ощущению и проверьте.

Ссылка «DocuSign» или «подпишите, чтобы получить платёжные инструкции» - идите на исходную платформу напрямую, никогда по ссылке из письма.

Памятка для клиента: как мы защищаем ваши средства

Мошенничество с переводами работает отчасти потому, что клиенты не знают о его существовании - поэтому они паникуют и действуют по поддельному письму раньше, чем кто-то это заметит. Дайте клиентам эту памятку в начале сделки, а не в день движения средств. Разместите её на своём фирменном бланке, отправьте вместе с договором - и она выполнит две задачи: защитит их деньги и представит вашу брокерскую компанию как профессионалов, которые предвидели это.

Скажите клиентам заранее: «Реквизиты перевода и банковские реквизиты по этой сделке не будут меняться по электронной почте. Если вы когда-либо получите сообщение об их изменении, не действуйте по нему - сначала позвоните нам по номеру, который мы вам дали».

Дайте им один доверенный телефонный номер в письменном виде и скажите использовать только этот номер для подтверждения чего-либо о деньгах - никогда номер из письма.

Задайте ожидание заранее: «Мы и ваш юрист подтвердим с вами реквизиты перевода по телефону, прежде чем любые средства двинутся. Если этого звонка не будет, перевода не будет».

Опишите им простыми словами, как выглядит мошенничество: письмо об «обновлённых банковских реквизитах» в последнюю минуту, срочность, секретность, слегка изменённый адрес - и что настоящие профессионалы никогда не будут торопить их мимо телефонного подтверждения.

Дайте одну инструкцию, если они не уверены: «Остановитесь, не отправляйте и позвоните нам. Мы всегда предпочтём пятиминутный звонок погоне за уже ушедшим переводом».

Сделайте так, чтобы её невозможно было потерять: одна страница, ваш брендинг, ваш доверенный номер, с датой. Клиенты хранят её, потому что речь о самом крупном чеке в их жизни.

Если средства уже отправлены: первый час

Если перевод ушёл не на тот счёт, следующий час важнее любого другого. Деньги иногда можно заморозить или отозвать, если действовать быстро, - скорость всегда важнее поиска виноватых. Держите это там, где ваша команда сможет схватить это под давлением, потому что в такой момент никто не мыслит ясно. Это практическая готовность, а не юридическая консультация; подключайте юриста как можно раньше.

Немедленно позвоните в банк-отправитель и попросите отзыв перевода / отзыв SWIFT и пометить перевод как мошеннический. Минуты на счету - средства часто снимают в течение нескольких часов.

Пусть клиент параллельно позвонит в свой банк, чтобы сделать то же самое со своей стороны и заморозить любые дальнейшие переводы.

Свяжитесь с банком-получателем, если можете его определить, чтобы сообщить о мошенничестве и запросить блокировку средств.

Сообщите в Канадский центр по борьбе с мошенничеством (CAFC) по номеру 1-888-495-8501 или на antifraud-centre.ca и подайте заявление в местную полицию - вам понадобятся номера обращений для банка и любого страхового требования.

Сохраните всё: не удаляйте письма, заголовки или сообщения. Сделайте скриншоты сообщений и реквизитов перевода. Эти доказательства помогут банкам, полиции и любому страховщику.

Своевременно уведомите вашу брокерскую компанию, юриста и страховщика / полис E&O - и проверьте, применимо ли покрытие от преступлений или киберрисков.

Смените пароль и включите многофакторную аутентификацию на любом почтовом ящике, который мог быть скомпрометирован, чтобы злоумышленник не мог и дальше следить за перепиской или отправить «исправление».

Спокойно общайтесь с клиентом по телефону - он будет напуган. Быть тем, кто в первый час остаётся собранным и организованным, - это и есть разница между едва не случившейся бедой и потерянным клиентом.

Как этим пользоваться

Распечатайте регламент проверки и план действий на первый час и приклейте их там, где закрытия сделок реально происходят, - у стола администратора и телефона. Клиентская памятка должна быть на вашем фирменном бланке и отправляться в начале каждой сделки, а не в день движения средств. Этот комплект - практическая готовность, а не юридическая, страховая или финансовая консультация; согласуйте процедуры доверительного счёта и проверки со своим юристом и брокерской компанией.

Чек-лист - это начало. Учения закрепляют результат.

Кибернетические учения проводят эти же атаки против вашей команды - безопасно - чтобы навыки из этого материала (набор инструментов) стали мышечной памятью. Три часа, на месте, с оценённым планом на 30 дней.

Записаться на киберучения Смотреть страницу «недвижимость и ипотека» →

Этот комплект действительно бесплатный или это замаскированная воронка продаж?

Он по-настоящему ваш для использования. Скопируйте регламент в свой чек-лист закрытия, вручите памятку клиентам, приклейте план первого часа у телефона - без подвоха. Если ваша команда предпочла бы отрепетировать атаку вживую, а не просто прочитать о ней, для этого и существуют наши Кибер-пожарные учения, но комплект самодостаточен.

Мы используем Lone Wolf, Dotloop и Broker Bay - подходит ли это нашему рабочему процессу?

Да. Регламент проверки построен так, чтобы жить внутри чек-листов закрытия и папок транзакций, которые вы уже используете, поэтому он путешествует с каждой сделкой. Привычки работают одинаково, на какой бы платформе вы ни были, - суть в том, чтобы реквизиты перевода подтверждались голосом до движения денег.

Читать комплект - одно дело, но как заставить агентов реально делать это под давлением?

Это тот пробел, который документ закрыть не может, и именно для этого существуют Кибер-пожарные учения. Мы проводим ваших агентов и администраторов через безопасную, авторизованную попытку мошенничества с переводом в день закрытия сделки - без вредоносного ПО, без реальных денег, без унижения кого-либо - чтобы привычка проверки стала мышечной памятью, когда придёт настоящее письмо. Это живая сессия примерно на три часа для всего вашего офиса, $3,900 + HST, и вы уходите с этим регламентом, адаптированным под вашу фирму, и оценённым планом на 30 дней.

Больше ресурсов в библиотеке ресурсов · вопросы? contact@bastani.org