Безкоштовний комплект · Для команд з нерухомості та іпотеки · Торонто та GTA

Комплект проти шахрайства з переказами в день закриття А потім інструкції щодо переказу змінилися.

Один підроблений лист з «оновленими» реквізитами переказу може відправити першопочатковий внесок клієнта до шахрая, і майже ніколи він не повертається. Цей комплект дає вам точну звичку перевірки, тривожні ознаки в листах, односторінковий документ, який можна передати клієнтам, і спокійний план дій на першу годину, якщо гроші вже рушили. Жодних реєстраційних бар'єрів перед цінністю - прочитайте, скопіюйте, застосуйте вже сьогодні.

Точний SOP перевірки альтернативним каналом, якого дотримується ваша команда перед будь-яким рухом коштів - написаний так, щоб адміністратор міг застосувати його з першого дня
Чек-лист тривожних ознак в листах у день закриття, який агенти можуть тримати на робочому столі
Односторінковий документ для клієнта «як ми захищаємо ваші кошти», який можна оформити під свій бренд і надіслати
Чіткий план без паніки на першу годину, якщо кошти вже надіслані - кому телефонувати, у якому порядку, просто зараз

Надішліть мені редаговуваний комплект електронною поштою

Безкоштовно - без обовʼязкової реєстрації. Потрібні редаговувані шаблони чи допомога з упровадженням? Просто запитайте.

Чому день закриття угоди - це мішень

Це компрометація ділового листування (BEC), і угода з нерухомості чи іпотеки - ідеальні умови для неї: великі суми, жорсткий термін закриття та десяток сторін - агент, покупець, юрист, іпотечний брокер, кредитор - усі листуються між собою. Антивірус ніколи не спрацьовує, бо шкідливого ПЗ немає. Це просто правдоподібний лист у найгірший можливий момент. Знати точно, як це розгортається, - перший захист.

За тижні до закриття зловмисник тихо проникає в одну поштову скриньку в ланцюжку - часто через один повторно використаний пароль або переконливу сторінку входу. Він ще не діє; він читає.

Він мовчки вивчає листування: імена, дату закриття, тон, термінологію трастового рахунку. Він вчиться звучати точно як ваш юрист, ваш клієнт або ви.

Просто перед рухом коштів надходить бездоганний лист з «оновленими» банківськими реквізитами і приміткою про зміну в останню хвилину. Він збігається з усім, що клієнт уже бачив, тож ніхто його не ставить під сумнів.

Гроші переказують і знімають упродовж кількох годин. Поки хтось телефонує підтвердити, їх уже немає - а клієнт дивиться на вас. Єдиний надійний захист - це звичка перевіряти, а не інструмент.

Одне правило варто запам'ятати: банківські реквізити та реквізити переказу практично ніколи не змінюються посеред угоди. Ставтеся до будь-яких «оновлених» інструкцій як до підозрілих, доки не перевірите їх голосом за номером, якому вже довіряєте.

SOP перевірки альтернативним каналом (скопіюйте це)

«Альтернативний канал» просто означає: підтвердіть інструкції щодо грошей через інший канал, ніж той, яким вони надійшли. Якщо реквізити переказу надійшли поштою, ви перевіряєте телефоном - використовуючи номер, який у вас уже був, ніколи той, що в листі. Це єдина звичка, яка перемагає майже всі шахрайства з переказами в день закриття. Роздрукуйте, приклейте біля робочого столу і зробіть це неухильним перед будь-яким рухом коштів.

Крок 1 - Тригер: щоразу, коли надходять або змінюються інструкції переказу, реквізити трастового рахунку чи місце призначення депозиту, SOP запускається. Без винятків, навіть якщо все «виглядає нормально», а угода термінова.

Крок 2 - Використовуйте відомий номер, ніколи з листа: телефонуйте в офіс юриста чи агенції за номером із вашого файлу, списку контактів або офіційного вебсайту фірми - ніколи за номером чи адресою «відповісти» з нового листа. Зловмисники ставлять свій власний номер «зателефонуйте для підтвердження» прямо в повідомленні.

Крок 3 - Зачитайте реквізити вголос, не питайте «так/ні»: зачитайте вголос назву рахунку, номер установи, транзитний номер і номер рахунку і попросіть підтвердити кожен. Не питайте «ці реквізити правильні?» - зайнята людина скаже «так». Хай вони зачитають свої вам у відповідь.

Крок 4 - Перевіряйте зміни особисто, де це можливо: для першого переказу або будь-якої зміни інструкцій підтверджуйте голос у голос з кимось, кого можете ідентифікувати. Будьте особливо обережні з терміновістю, секретністю або «новим асистентом / новим контактом», з яким ви ніколи не мали справи.

Крок 5 - Незалежно підтвердіть також реквізити отримання клієнта: шахрайство також перенаправляє виручку продавця чи повернення. Перевірте банківські реквізити клієнта так само, безпосередньо з клієнтом, за номером, який він дав вам особисто або раніше у файлі.

Крок 6 - Зафіксуйте це: занотуйте, хто перевірив, за яким номером телефонував, час і те, що реквізити підтверджено. Один рядок у файлі. Це захищає клієнта і захищає вас.

Примітка щодо інструментів: сценарії та нагадування живуть там, де ваша команда вже працює - показуйте цей SOP у чек-листах закриття Lone Wolf, Dotloop чи Broker Bay і закріплюйте його в папці транзакції, щоб він подорожував з кожним файлом.

Тривожні ознаки в листах у день закриття (чек-лист на столі)

Передайте це кожному агенту й адміністратору, який причетний до закриття. Жодна з ознак сама по собі не доводить шахрайства - але будь-яка з них означає зупинитися і запустити SOP перевірки, перш ніж гроші рушать. Читайте лист як скептик, а не як людина, що намагається розчистити скриньку до обіду.

«Оновлені» чи «виправлені» реквізити переказу або трастового рахунку, що надходять близько до закриття - класична підміна.

Адреса «відповісти» чи «зателефонуйте за цим номером для підтвердження», що відрізняється від звичайної адреси контакту або збереженого вами номера.

Тонкі домени-двійники: замінена літера, .ca замість .com, «firmname-law.com» замість справжнього. Наведіть курсор на відправника, перш ніж довіряти.

Тиск і секретність: «переказуйте сьогодні», «поки не кажи іншій стороні», «я на підписанні, просто розберися». Терміновість - улюблений інструмент шахрая.

Відповідь, що бездоганно цитує справжнє листування, але реквізити грошей нові - зловмисник читав його весь час.

Перша в історії платіжна інструкція, або «новий асистент / новий бухгалтер», з яким ви ніколи не мали справи, надсилає банківські реквізити.

Трохи не той тон, граматика чи підпис від людини, з якою ви листуєтеся постійно - довіряйте відчуттю і перевіряйте.

Посилання «DocuSign» чи «підпишіть, щоб отримати інструкції переказу» - заходьте на першоджерело платформи напряму, ніколи за посиланням з листа.

Односторінковий документ для клієнта: як ми захищаємо ваші кошти

Шахрайство з переказами частково працює тому, що клієнти не знають про його існування - тож вони панікують і діють за підробленим листом, перш ніж хтось це помітить. Дайте клієнтам це на початку угоди, а не в день руху коштів. Розмістіть на своєму фірмовому бланку, надішліть разом з договором, і воно виконає дві функції: захистить їхні гроші і покаже вашу агенцію як професіоналів, які це передбачили.

Скажіть клієнтам одразу: «Реквізити переказу та банківські реквізити цієї транзакції не змінюватимуться поштою. Якщо ви колись отримаєте повідомлення про їхню зміну, не дійте за ним - спершу зателефонуйте нам за номером, який ми вам дали.»

Дайте їм один надійний номер телефону, письмово, і скажіть використовувати лише цей номер для підтвердження будь-чого щодо грошей - ніколи номер з листа.

Задайте очікування заздалегідь: «Ми і ваш юрист підтвердимо реквізити переказу з вами по телефону, перш ніж рушать будь-які кошти. Якщо цього дзвінка не буде, переказу не буде.»

Опишіть, як виглядає шахрайство, простими словами: лист з «оновленими банківськими реквізитами» в останню хвилину, терміновість, секретність, трохи інша адреса - і що справжні професіонали ніколи не поспішатимуть повз телефонне підтвердження.

Дайте одну інструкцію, якщо вони не впевнені: «Зупиніться, не надсилайте і зателефонуйте нам. Ми завжди радше приймемо п'ятихвилинний дзвінок, ніж гнатимемося за переказом, який уже пішов.»

Зробіть так, щоб його неможливо було загубити: одна сторінка, ваш бренд, ваш надійний номер, з датою. Клієнти зберігають його, бо це про найбільший чек у їхньому житті.

Якщо кошти вже надіслані: перша година

Якщо переказ пішов на неправильний рахунок, наступна година важить більше за будь-яку іншу. Гроші іноді можна заморозити чи відкликати, якщо діяти швидко - швидкість щоразу перемагає звинувачення. Тримайте це там, де команда зможе схопити під тиском, бо ніхто не мислить ясно в цей момент. Це практична готовність, а не юридична порада; залучайте юриста рано.

Негайно зателефонуйте до банку-відправника і попросіть відкликати переказ / SWIFT-відкликання та позначити переказ як шахрайський. Хвилини рахуються - кошти часто знімають упродовж годин.

Хай клієнт паралельно зателефонує до свого банку зробити те саме зі свого боку і заморозити будь-які подальші перекази.

Зв'яжіться з установою-отримувачем, якщо можете її ідентифікувати, щоб повідомити про шахрайство і попросити утримати кошти.

Повідомте до Canadian Anti-Fraud Centre (CAFC) за номером 1-888-495-8501 або antifraud-centre.ca та подайте заяву до місцевої поліції - вам знадобляться номери справ для банку і будь-якої претензії.

Збережіть усе: не видаляйте листи, заголовки чи повідомлення. Зробіть знімки екрана повідомлень і реквізитів переказу. Ці докази допоможуть банкам, поліції та будь-якому страховику.

Оперативно сповістіть вашу материнську агенцію, юриста та страховика / носія покриття E&O - і перевірте, чи може застосовуватися покриття від злочинів або кіберпокриття.

Змініть пароль і увімкніть багатофакторну автентифікацію на будь-якій поштовій скриньці, яка могла бути скомпрометована, щоб зловмисник не міг далі стежити за листуванням чи надіслати «виправлення».

Спокійно спілкуйтеся з клієнтом по телефону - він буде наляканий. Бути врівноваженим, організованим у першу годину - це різниця між ледь уникненою бідою і втраченим клієнтом.

Як цим користуватися

Роздрукуйте SOP перевірки та план на першу годину і приклейте там, де закриття справді відбуваються - біля столу адміністратора і телефону. Односторінковий документ для клієнта належить на вашому фірмовому бланку, надісланий на початку кожної угоди, а не в день руху коштів. Цей комплект - практична готовність, а не юридична, страхова чи фінансова порада - підтвердіть процедури трастового рахунку та перевірки зі своїм юристом і материнською агенцією.

Контрольний список - це початок. Навчання закріплюють результат.

Кіберпожежні навчання проводять ці самі атаки проти вашої команди - безпечно - щоб звички з цього матеріалу (набір інструментів) стали мʼязовою памʼяттю. Три години, на місці, з оціненим планом на 30 днів.

Замовити кібернавчання Переглянути сторінку «нерухомість та іпотека» →

Цей комплект справді безкоштовний, чи це замаскована воронка продажів?

Він справді ваш для використання. Скопіюйте SOP у свій чек-лист закриття, передайте односторінковий документ клієнтам, приклейте план на першу годину біля телефону - без підступів. Якщо ваша команда воліє відрепетирувати атаку наживо, а не просто читати про неї, саме це робить наш Cyber Fire Drill, але комплект самодостатній.

Ми використовуємо Lone Wolf, Dotloop і Broker Bay - чи вписується це в наш робочий процес?

Так. SOP перевірки створений, щоб жити всередині чек-листів закриття і папок транзакцій, які ви вже використовуєте, тож він подорожує з кожною угодою. Звички працюють однаково, незалежно від того, на якій платформі ви - суть у тому, щоб реквізити переказу підтверджувалися голосом, перш ніж гроші рушать.

Прочитати комплект - це одне; як змусити наших агентів справді робити це під тиском?

Саме цей розрив документ закрити не може, і саме для цього існує The Cyber Fire Drill. Ми проводимо ваших агентів і адміністраторів через безпечну, санкціоновану спробу шахрайства з переказом у день закриття - без шкідливого ПЗ, без реальних грошей, без присоромлення когось - щоб звичка перевірки була м'язовою пам'яттю, коли надійде справжній лист. Це жива, приблизно тригодинна сесія для всього вашого офісу, $3,900 + HST, і ви йдете з цим SOP, адаптованим під вашу фірму, та оціненим 30-денним планом.

Більше ресурсів у бібліотеці ресурсів · маєте запитання? contact@bastani.org